எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் லே அவுட் மற்றும் டிசைன் செய்வதில் அனைவரும் பொதுவான பிரச்னை ஒன்றைச் சந்திப்பார்கள். செல்களில் உள்ள டேட்டா டெக்ஸ்ட் உள்ள அளவிற்கு அதிகமான இடத்தை எடுத்திருக்காது. இதனால் டேட்டா உள்ள செல்களில் அதிகமான காலி இடம் இருக்கும். இது ஒர்க் ஷீட் டிசைனில் விரும்பாத தோற்றத்தினைத்தரும்.
இந்த பிரச்னையைத் தீர்க்க எக்ஸெல் இரண்டு வழிகளைத் தருகிறது. டெக்ஸ்ட்டை நெட்டாக அமைக்கலாம்; அல்லது சுழற்றி ஒரு கோணத்தில் வைக்கலாம்.
எந்த செல்களில் உள்ள டெக்ஸ்ட்டை மாற்றி அமைத்திட வேண்டுமோ அந்த செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் இதில் மவுஸ் ரைட் கிளிக் செய்தால் மெனு ஒன்று கிடைக்கும். இதில் Format Cells என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இதில் உள்ள பல டேப்களில் அலைன்மெண்ட் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்தால் நெட்டாக, படுக்கை வசமாக, குறிப்பிட்ட கோணத்தில் சாய்வாக டெக்ஸ்ட்டை அமைத்திட வழிகள் தரப்பட்டிருக்கும். உங்கள் டிசைன் கற்பனைக்கேற்ப டெக்ஸ்ட்டை அமைத்திட கட்டளை தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இப்போது காலி இடம் இல்லாமல் டெக்ஸ்ட் அமைக்கப்பட்டு அழகான தோற்றத்தில் இருக்கும்.
நெட்டுக்குத்தாக டெக்ஸ்ட்டை அமைக்க எதிலும் மாறுபட்டு நாம் நிற்க வேண்டும் எனப் பலர் விரும்புவார்கள். டெக்ஸ்ட்டைப் படுக்கை வரிசையில் அமைக்காமல் நெட்டுக் குத்தாக அமைத்தால் பிறரின் கவனத்தைத் திருப்ப வசதியாக இருக்கும் எனத் திட்டமிடும் நபர்களில் நீங்களும் ஒருவரா? எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் இவ்வாறு டெக்ஸ்ட்டை எப்படி அமைக்கலாம் என்பது குறித்து இங்கு காணலாம்.
1. ஏதேனும் ஒரு செல் அல்லது நீங்கள் விரும்பும் பல செல்களை முதலில் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. அதன்பின் அவற்றின் மீது ரைட் கிளிக் செய்திடவும். கிடைக்கும் மெனுவில் “Format Cells” என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இதில் “Alignment” என்னும் டேபினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதில் “Degrees” என்பதை அடுத்து எத்தனை டிகிரி கோணத்தில் செல்களில் உள்ள டெக்ஸ்ட் அமைய வேண்டும் என்பதனைத் தீர்மானித்து அமைக்கவும். அல்லது அங்கு உள்ள கிராபிக் கட்டத்தில் கோட்டினை சாய்வாக அமைத்தால் அதே சாய்வான தோற்றத்தில் டெக்ஸ்ட் கிடைக்கும். இதனை செட் செய்த பின்னர் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
பைசாவிற்கும் ரூபாய்க்கும் இடையே புள்ளி எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் கரன்சியான ரூபாய் எவ்வளவு என்று குறிப்பிடுகையில் சரியாகக் கணக்கிடும் வகையில் பைசாவையும் சேர்த்துக் குறிப்பிடுவோம். ஆனால் ஒவ்வொரு முறையும் ரூபாய்க்கும் பைசாவிற்கு இடையே புள்ளி அமைப்பது சற்று சிரமமாக இருக்கும். இதனை எக்ஸெல் புரோகிராமே அமைக்கும்படி செட் செய்திடலாம். எப்படி என்று பார்ப்போமா!
1.“Tools” மெனு கிளிக் செய்து அதில் “Options” பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
2. இனி கிடைக்கும் “Options” என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் “Edit” என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும். இதில் “Fixed decimal” என்னும் பிரிவில் செக் செய்திடவும். இப்போது “Places” என்னும் இடத்தின் முன்னால் “2” என அமைத்திடவும். பின் ஓகே கிளிக் செய்து விண்டோவை மூடவும். இனி நீங்கள் அமைத்திடும் எண்களின் இறுதி இரண்டு இலக்கங்களுக்கு முன்னால் புள்ளி தானே அமைக்கப்படும். இந்த செயல்பாடு தேவையில்லை என்றால் “Fixed decimal” என்னும் பிரிவின் முன் உள்ள டிக் அடையாளத்தை எடுத்துவிடவும்.
Tuesday, May 6, 2008
எக்ஸெல் தொகுப்பு!
எக்ஸெல் சிக்கன பிரிண்டிங் இருக்கும் பேப்பரில் தேவையானவற்றைக் குறைந்த இங்க் பயன்படுத்தி அச்சிடுவது ஒரு பெரிய கலை தான். எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் சில வேளைகளில் அச்சிட வேண்டிய சில தகவல்கள் மட்டும் அடுத்த பக்கத்திற்கு செல்லும். அதனையும் சேர்த்து முந்தைய பக்கத்திலேயே அச்சிட எக்ஸெல் தொகுப்பு ஒரு வசதியைத் தருகிறது. இதற்கு “File” கிளிக் செய்து செல்லவும். இப்போது கிடைக்கும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் “Page” என்னும் டேப்பினைக் கிளிக் செய்திடவும். இதில் கீழாக உள்ள “Scaling” என்னும் பகுதியில் “Adjust to”என்னும் ரேடியோ பட்டனை செலக்ட் செய்தவாறு அமைக்கவும். இதில் ஏற்க னவே “100%” என கொடுக் கப்பட்டிருக்கும். இதனை அதிகப்படுத்துவதன் மூலம் நீங்கள் டெக்ஸ்ட் சைஸை அதிகப்படுத்தலாம். குறைப் பதன் மூலம் டெக்ஸ்ட் சிறிய தாக உங்களுக்கு அச்சாகும்.
ஆனால் பக்கத்தில் அதிக தகவல்கள் அச்சாகும். இதனைக் குறைத்து பின் பிரிண்ட் வியூ பார்த்து ஒரே பக்கத்தில் படிக்கக் கூடிய வகையில் அதிக தகவல்களை அச்சிடுங்கள். இதன் பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும்.
வரிசையான செல்களின் காப்பி+பேஸ்ட் எக்ஸெல் தொகுப்பில் பல செல்களில் உள்ள மதிப்பை அப்படியே காப்பி எடுத்து அதே ஒர்க் ஷீட் அல்லது இன்னொரு ஒர்க் ஷீட்டில் பதிய விரும்புகிறீர்கள். என்ன செய்யலாம்? முதலில் காப்பி செய்திட விரும்பும் செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் CTRL + C அழுத்தி காப்பி செய்திடவும். எங்கு இவற்றை பேஸ்ட் செய்திட வேண்டுமோ அந்த வரிசையின் முதல் செல்லுக்குச் செல்லவும். இனி CTRL + SHIFT + ‘+’ அழுத்தவும்.
இந்த பிளஸ் அடையாளம் நம் லாக் கீ பேடில் இருந்து அமைக்கக் கூடாது. எழுத்துக்களுக்கு மேலாக உள்ள கீகளில் இருந்து அமைக்கப்பட வேண்டும். இப்போது செல் களில் இடது புறமாக அமைக் கவா? வலது புறமாக அமைக் கவா என்று ஒரு டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். உங்கள் விருப்ப ப்படி தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்தால் காப்பி செய்யப்பட்ட செல்கள் உங்கள் விருப்பப்படி செல்கள் பேஸ்ட் ஆகும்.
எக்ஸெல் தொகுப்பின் பொதுவான பங்சன்கள்
பங்சன் என்பது எக்ஸெல் தொகுப்பு ஏற்கனவே உருவாக்கிய பார்முலாவினைக் குறிக்கிறது. எக்ஸெல் தொகுப்பில் இது போல பல பார்முலாக்கள் உள்ளன. அவற்றை நேரடியாக நாம் பயன்படுத்தலாம். அத்தகைய பொதுவான பங்சன்களில் சிலவற்றை இங்கு காணலாம்.
1. குதட்: இந்த பங்சன் என்ன செய்கிறது? வரிசையாகத் தரப்படும் டேட்டாக்களைக் கூட்டுகிறது. இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: =SUM(A1:A4) இந்த பார்முலாவில் A1முதல் A4 வரையிலான செல்களில் உள்ள டேட்டாக்கள் கூட்டப்படுகின்றன.
இந்த பங்சனில் உள்ள பார்முலாவை எந்த செல்லில் அமைக்கிறீர்களோ அந்த செல்லில் இந்த கூட்டுத்தொகையின் மதிப்பு பதியப்படும்.
2. Average:கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களின் சராசரியைக் கணக்கிட்டு தருகிறது. இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: = =AVERAGE (A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களின் சராசரி கணக்கிடப்பட்டு, அதாவது அ1முதல் அ4வரையிலான எண்கள் கூட்டப்பட்டு கூட்டுத் தொகை 4ஆல் வகுக்கப்பட்டு தரப்படும். இந்த பார்முலா எந்த செல்லுக்கென எழுதப்பட்டுள்ளதோ அந்த செல்லில் பதியப்படும்.
3.Max: கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களில் எது அதிக மதிப்புடையது என்று கண்டறிந்து சொல்லும். இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: =MAX(A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களில் எது பெரிய எண் எனக் கண்டறிந்து அந்த மதிப்பு இந்த பார் முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும்.
4.Count: கொடுக்கப் பட்டுள்ள செல்களில் எத்தனை செல்களில் மதிப்பு தரப்பட் டுள்ளது எனக் கணக்கிடப்பட்டு அந்த மதிப்பு பார்முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும். இதனை அமைக்கும் விதம் COUNT(A1:A4)
5. Min: கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களில் எது குறைந்த மதிப்புடையது என்று கண்டறிந்து சொல்லும். இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்:=Min (A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4 வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களில் எது குறைந்த மதிப்பு கொண்ட எண் எனக் கண்டறிந்து அந்த மதிப்பு இந்த பார்முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும்.
6. Round: செல்லில் உள்ள மதிப்பு ஒன்றினை நாம் அமைத்திடும் தசம ஸ்தான அளவில் வரையறை செய்து அளிக்கும். இதனை அமைத்திடும் விதம் = ROUND (A1,2) இந்த பார்முலாவில் செல்லில் உள்ள மதிப்பை எடுத்து அதனை இரண்டு தசம ஸ்தானத்திற்கு மாற்றித்தரும். மேலே தரப்பட்டிருக்கும் எடுத்துக் காட்டுக்களில் செல்களின் எண்களாக நமக்குத் தேவைப்படும் செல்களின் எண்களைத் தரலாம்.
எக்ஸெல் பேஸ்ட் பட்டன்
எக்ஸெல் 2003க்குப் பின் வந்த தொகுப்பில் பணியாற்றும் பலரும் இதனை அறிந்திருக்க மாட்டார்கள். அத்தொகுப்பில் தரப்பட்டிருக்கும் பேஸ்ட் பட்டன் வழக்கமான பட்டனாக இல்லாமல் மேலும் சில வசதிகள் கொண்டதாக இருப்பதைக் காணலாம். அதிலுள்ள சிறிய அம்புக் குறியினை அழுத்தினால் எக்ஸெல் உங்களுக்காக மேலும் சில வேலைகளை மேற்கொள்ள தயாராக இருப்பதனைக் காணலாம். இதில் பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் பட்டன் ஒன்றும் இருக்கும். அதனை அழுத்தினால் பேஸ்ட்செய்வதில் மேலும் சில கூடுதல் வசதிகளைத் தரும் பிரிவுகள் காணப்படலாம். எனவே நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லில் இருந்து பார்முலா வேண்டுமா, வேல்யூ வேண்டுமா, செல் டேட்டா மட்டும் வேண்டுமா, செல் பார்மட்டோடு காப்பி செய்யப்பட வேண்டுமா, யூனிகோட் டெக்ஸ்ட்டில் டெக்ஸ்ட் அமைக்கப்பட வேண்டுமா எனப் பல பிரிவுகள் இங்கு உங்கள் தேவைக்குத் தரப்பட்டிருக்கும். உங்கள் தேவைக்கேற்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து இயக்கவும்.
ஆனால் பக்கத்தில் அதிக தகவல்கள் அச்சாகும். இதனைக் குறைத்து பின் பிரிண்ட் வியூ பார்த்து ஒரே பக்கத்தில் படிக்கக் கூடிய வகையில் அதிக தகவல்களை அச்சிடுங்கள். இதன் பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும்.
வரிசையான செல்களின் காப்பி+பேஸ்ட் எக்ஸெல் தொகுப்பில் பல செல்களில் உள்ள மதிப்பை அப்படியே காப்பி எடுத்து அதே ஒர்க் ஷீட் அல்லது இன்னொரு ஒர்க் ஷீட்டில் பதிய விரும்புகிறீர்கள். என்ன செய்யலாம்? முதலில் காப்பி செய்திட விரும்பும் செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் CTRL + C அழுத்தி காப்பி செய்திடவும். எங்கு இவற்றை பேஸ்ட் செய்திட வேண்டுமோ அந்த வரிசையின் முதல் செல்லுக்குச் செல்லவும். இனி CTRL + SHIFT + ‘+’ அழுத்தவும்.
இந்த பிளஸ் அடையாளம் நம் லாக் கீ பேடில் இருந்து அமைக்கக் கூடாது. எழுத்துக்களுக்கு மேலாக உள்ள கீகளில் இருந்து அமைக்கப்பட வேண்டும். இப்போது செல் களில் இடது புறமாக அமைக் கவா? வலது புறமாக அமைக் கவா என்று ஒரு டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். உங்கள் விருப்ப ப்படி தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்தால் காப்பி செய்யப்பட்ட செல்கள் உங்கள் விருப்பப்படி செல்கள் பேஸ்ட் ஆகும்.
எக்ஸெல் தொகுப்பின் பொதுவான பங்சன்கள்
பங்சன் என்பது எக்ஸெல் தொகுப்பு ஏற்கனவே உருவாக்கிய பார்முலாவினைக் குறிக்கிறது. எக்ஸெல் தொகுப்பில் இது போல பல பார்முலாக்கள் உள்ளன. அவற்றை நேரடியாக நாம் பயன்படுத்தலாம். அத்தகைய பொதுவான பங்சன்களில் சிலவற்றை இங்கு காணலாம்.
1. குதட்: இந்த பங்சன் என்ன செய்கிறது? வரிசையாகத் தரப்படும் டேட்டாக்களைக் கூட்டுகிறது. இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: =SUM(A1:A4) இந்த பார்முலாவில் A1முதல் A4 வரையிலான செல்களில் உள்ள டேட்டாக்கள் கூட்டப்படுகின்றன.
இந்த பங்சனில் உள்ள பார்முலாவை எந்த செல்லில் அமைக்கிறீர்களோ அந்த செல்லில் இந்த கூட்டுத்தொகையின் மதிப்பு பதியப்படும்.
2. Average:கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களின் சராசரியைக் கணக்கிட்டு தருகிறது. இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: = =AVERAGE (A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களின் சராசரி கணக்கிடப்பட்டு, அதாவது அ1முதல் அ4வரையிலான எண்கள் கூட்டப்பட்டு கூட்டுத் தொகை 4ஆல் வகுக்கப்பட்டு தரப்படும். இந்த பார்முலா எந்த செல்லுக்கென எழுதப்பட்டுள்ளதோ அந்த செல்லில் பதியப்படும்.
3.Max: கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களில் எது அதிக மதிப்புடையது என்று கண்டறிந்து சொல்லும். இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: =MAX(A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களில் எது பெரிய எண் எனக் கண்டறிந்து அந்த மதிப்பு இந்த பார் முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும்.
4.Count: கொடுக்கப் பட்டுள்ள செல்களில் எத்தனை செல்களில் மதிப்பு தரப்பட் டுள்ளது எனக் கணக்கிடப்பட்டு அந்த மதிப்பு பார்முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும். இதனை அமைக்கும் விதம் COUNT(A1:A4)
5. Min: கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களில் எது குறைந்த மதிப்புடையது என்று கண்டறிந்து சொல்லும். இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்:=Min (A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4 வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களில் எது குறைந்த மதிப்பு கொண்ட எண் எனக் கண்டறிந்து அந்த மதிப்பு இந்த பார்முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும்.
6. Round: செல்லில் உள்ள மதிப்பு ஒன்றினை நாம் அமைத்திடும் தசம ஸ்தான அளவில் வரையறை செய்து அளிக்கும். இதனை அமைத்திடும் விதம் = ROUND (A1,2) இந்த பார்முலாவில் செல்லில் உள்ள மதிப்பை எடுத்து அதனை இரண்டு தசம ஸ்தானத்திற்கு மாற்றித்தரும். மேலே தரப்பட்டிருக்கும் எடுத்துக் காட்டுக்களில் செல்களின் எண்களாக நமக்குத் தேவைப்படும் செல்களின் எண்களைத் தரலாம்.
எக்ஸெல் பேஸ்ட் பட்டன்
எக்ஸெல் 2003க்குப் பின் வந்த தொகுப்பில் பணியாற்றும் பலரும் இதனை அறிந்திருக்க மாட்டார்கள். அத்தொகுப்பில் தரப்பட்டிருக்கும் பேஸ்ட் பட்டன் வழக்கமான பட்டனாக இல்லாமல் மேலும் சில வசதிகள் கொண்டதாக இருப்பதைக் காணலாம். அதிலுள்ள சிறிய அம்புக் குறியினை அழுத்தினால் எக்ஸெல் உங்களுக்காக மேலும் சில வேலைகளை மேற்கொள்ள தயாராக இருப்பதனைக் காணலாம். இதில் பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் பட்டன் ஒன்றும் இருக்கும். அதனை அழுத்தினால் பேஸ்ட்செய்வதில் மேலும் சில கூடுதல் வசதிகளைத் தரும் பிரிவுகள் காணப்படலாம். எனவே நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லில் இருந்து பார்முலா வேண்டுமா, வேல்யூ வேண்டுமா, செல் டேட்டா மட்டும் வேண்டுமா, செல் பார்மட்டோடு காப்பி செய்யப்பட வேண்டுமா, யூனிகோட் டெக்ஸ்ட்டில் டெக்ஸ்ட் அமைக்கப்பட வேண்டுமா எனப் பல பிரிவுகள் இங்கு உங்கள் தேவைக்குத் தரப்பட்டிருக்கும். உங்கள் தேவைக்கேற்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து இயக்கவும்.
பவர் பாய்ண்ட் - சந்தேகமும் - விளக்கமும்
பவர்பாய்ண்ட் பிரசன்டேஷன் ஒன்றைத் தயார் செய்து எடிட் செய்து கொண்டிருக்கிறீர்கள். பல ஆப்ஜெக்டுகள் ஒவ்வொரு ஸ்லைடிலும் உள்ளன. இவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்க என்ன செய்வீர்கள். வழக்கம்போல ஷிப்ட் கீயை அழுத்திக் கொண்டு ஒவ்வொரு ஆப்ஜெக்டாகச் சென்று மவுஸால் கிளிக் செய்வீர்கள். இடையே ஷிப்ட் கீயை விட்டுவிட்டால் மறுபடியும் முதலிலிருந்து தொடங்க வேண்டும். இதெல்லாம் வேண்டாம். ஒரே கீயில் அனைத்து ஆப்ஜெக்டுகளையும் செலக்ட் செய்திடலாம். டெஸ்க் டாப் திரையில் உள்ள ஐகான்களை செலக்ட் செய்திட என்ன செய்கிறீர்கள். மவுஸால் ஒரு செவ்வக வடிவில் கர்சரை இழுக்கிறீர்கள். இந்த செவ்வகக் கட்டத்தில் மாட்டும் ஐகான்கள் எல்லாம் செலக்ட் செய்யப்படுகிறதல்லவா? அதே போல் பவர்பாய்ண்ட் பிரசன்டேஷன் ஸ்லைடிலும் ஒரு நாள் செய்து பார்த்தேன். ஆஹா! அதே போல ஆப்ஜெக்டுகள் அனைத்தும் செலக்ட் ஆயின. எவ்வளவு எளிது பார்த்தீர்களா! நீங்கள் இன்று சோதித்துப் பார்த்துவிடுங்களேன். *பவர்பாய்ண்ட் தொகுப்பில் உருவாக்கப்படும் டாகுமெண்ட்களை பிரசண்டேஷன் என்று சொல்கிறோம். ஸ்லைட் ஷோ என்பது அந்த பிரசண்டேஷன் டாகுமெண்ட்டில் உள்ள ஸ்லைட்களை ஒவ்வொன்றாகக் காட்டுவது ஆகும்.
அவ்வாறு காட்சியாய்க் காட்டுகையில் அந்த ஸ்லைடுகளை உருவாக்கப் பயன்படுத்தப்பட்ட டூல் பார், மெனு போன்ற சமாச்சாரங்கள் எதுவும் காட்டப்பட மாட்டாது.
*பவர் பாய்ண்ட்டின் ஸ்லைட் லே அவுட் டாஸ்க் பேனில் கண்டென்ட் என்பது டெக்ஸ்ட் தவிர மற்ற அனைத்தையும் குறிக்கிறது. எடுத்துக் காட்டாக டேபிள்ஸ், சார்ட்ஸ், கிளிப் ஆர்ட், டயாகிராம், ஆர்கனைசேஷன் சார்ட் அல்லது மீடியா கிளிப் போன்றவற்றைக் குறிப்பிடலாம்.
*நீங்கள் கீ போர்டைத்தான் அதிகம் பயன்படுத்துபவரா; அப்படியானால் இதனை நினைவில் கொள்ளுங்கள். பேஜ் அப் மற்றும் பேஜ் டவுண் கீகள் உங்களை ஒவ்வொரு ஸ்லைடாக எடுத்துச் செல்லும். ஹோம் கீ பிரசன்டேஷனில் உள்ள முதல் ஸ்லைடுக்கு எடுத்துச் செல்லும்; எண்ட் கீ பிரசன்டேஷனில் உள்ள கடைசி ஸ்லைடுக்கு எடுத்துச் செல்லும்.
பார்மட் பெயிண்டர் அண்ட் பேஸ்ட்:எம்.எஸ். வேர்ட் மற்றும் எம்.எஸ்.பவர் பாயிண்ட் தொகுப்புகளில் பார்மட் பெயிண்டர் என்னும் சாதனம் வழங்கப்பட்டுள்ளது. இதனை விரும்பிப் பயன்படுத்துபவர்களில் நீங்களும் ஒருவரா? சில வேளைகளில் இது உங்களுக்கு எரிச்சல் ஏற்படுத்தும் வகையில் செயல்பட்டிருக்கும்.
நீங்கள் இதன் ஐகான் பட்டனை டபுள் கிளிக் செய்திடாவிட்டால் ஒரு தடவை பேஸ்ட் செய்தவுடன் மறைந்து போகும். பின் மீண்டும் கிளிக் செய்து கொண்டு வர வேண்டும். பெயிண்டிங் செய்து கொண்டிருக்கும்போது நீங்கள் ஏதேனும் டெக்ஸ்ட்டில் ஒரு சிறு மாற்றம் செய்திட முயற்சிக்கையில் மீண்டும் பார்மட் பெயிண்டிங் வருகையில் நீங்கள் இலக்கு வைத்தது என்னவென்று தெரியாமல் விழிக்கும் வகையில் அது இருக்கும்.
இருந்தாலும் பார்மட் பெயிண்டிங் உங்களுக்கு மிகவும் பிடிக்கும் என்றால் இந்த எரிச்சலையும் ஏமாற்றத்தையும் தவிர்த்திட வழி ஒன்று கூறுகிறேன். அடுத்த முறை பார்மட் பெயிண்டர் பட்டனுக்குப் பதிலாக பார்மட்டிங் காப்பி செய்திட Ctrl + Shift + C என்ற கீகளை அழுத்தவும். பார்மட் காப்பி ஆனவுடன் ஹைலைட்டான டெக்ஸ்ட்டில் பார்மட் பேஸ்ட் முழுமையாக்கிட Ctrl + Shift + V கீகளை அழுத்தவும். நீங்கள் எத்தனை இடத்தில் வேண்டுமானாலும் பார்மட் பேஸ்டிங்கை மேற்கொள்ளலாம். இடையே டெக்ஸ்ட் எடிட் பணியையும் மேற்கொள்ளலாம். பார்மட்டிங் மெமரியில் இருந்து கொண்டே இருக்கும்.
வேர்ட் டு பவர் பாயிண்ட் வேர்ட் தொகுப்பில் டாகுமெண்ட் ஒன்றை உருவாக்கியபின் அதனை பவர் பாய்ண்ட் பிரசன்டேஷனுக்குக் கொண்டு செல்ல வேண்டும் என நீங்கள் திட்டமிடுகிறீர்கள். மீண்டும் டெக்ஸ்ட் மற்றும் அதில் அமைந்துள்ள புல்லட் வரிசைகளை பவர் பாய்ண்ட் பைலிலும் டைப் செய்திடாமல் அப்படியே மாற்ற திட்டமிடுகிறீர்கள். இதற்கான வழி வேர்ட் தொகுப்பு தருகிறது.
நீங்கள் எந்த டாகுமெண்ட்டை பவர் பாய்ண்ட்டுக்குக் கொண்டு செல்ல வேண்டும் என்று விரும்புகிறீர்களோ அதனை முதலில் திறக்கவும். பின் File மெனு கிளிக் செய்து அதில் “Send To” என்ற பிரிவிற்குச் செல்லவும். கிடைக்கும் மெனுவில் “Microsoft PowerPoint” என்ற பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும். பவர் பாய்ண்ட் புரோகிராம் திறக்கப் பட்டு உங்கள் டாகுமெண்ட் அழகான ஸ்லைட் ஷோவிற்குத் தேவையான அனைத்து அம்சங்களுடன் கிடைக்கும். இந்த மாற்றம் மிக அழகாக அமைய வேண்டும் என்றால் உங்களுடைய வேர்ட் டாகு மெண்ட் புல்லட் லிஸ்ட்கள் கொண்ட டெக்ஸ்ட்டாக இருந்தால் நல்லது.
லே அவுட் மாற்றம்
பல நேரங்களில் நாம் பவர் பாய்ண்ட் தொகுப்பு தரும் லேஅவுட்களிலேயே ஸ்லைட்களை ஏற்படுத்தி இருப்போம். அனைத்தையும் உருவாக்கிய பின் ஏதேனும் ஒரு ஸ்லைடிற்கான லே அவுட்டை மாற்ற எண்ணுவீர்கள். இதற்கு அந்த ஸ்லைடின் அனைத்து கூறுகளையும் மாற்ற வேண்டுவதில்லை. முதலில் பைலைத் திறந்து அந்த ஸ்லைடிற்குச் செல்லவும். பின் ஊணிணூட்ச்t மெனு செல்லவும். கிடைக்கின்ற மெனுவில் Slide Layout என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எந்த லே அவுட்டை புதியதாகப் பயன்படுத்த விரும்புகிறீர்களோ அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அதன் பின் Reapply பட்டனைக் கிளிக் செய்திடவும். ஸ்லைட் புதிய லே அவுட்டிற்கு மாறிவிடும்.
அவ்வாறு காட்சியாய்க் காட்டுகையில் அந்த ஸ்லைடுகளை உருவாக்கப் பயன்படுத்தப்பட்ட டூல் பார், மெனு போன்ற சமாச்சாரங்கள் எதுவும் காட்டப்பட மாட்டாது.
*பவர் பாய்ண்ட்டின் ஸ்லைட் லே அவுட் டாஸ்க் பேனில் கண்டென்ட் என்பது டெக்ஸ்ட் தவிர மற்ற அனைத்தையும் குறிக்கிறது. எடுத்துக் காட்டாக டேபிள்ஸ், சார்ட்ஸ், கிளிப் ஆர்ட், டயாகிராம், ஆர்கனைசேஷன் சார்ட் அல்லது மீடியா கிளிப் போன்றவற்றைக் குறிப்பிடலாம்.
*நீங்கள் கீ போர்டைத்தான் அதிகம் பயன்படுத்துபவரா; அப்படியானால் இதனை நினைவில் கொள்ளுங்கள். பேஜ் அப் மற்றும் பேஜ் டவுண் கீகள் உங்களை ஒவ்வொரு ஸ்லைடாக எடுத்துச் செல்லும். ஹோம் கீ பிரசன்டேஷனில் உள்ள முதல் ஸ்லைடுக்கு எடுத்துச் செல்லும்; எண்ட் கீ பிரசன்டேஷனில் உள்ள கடைசி ஸ்லைடுக்கு எடுத்துச் செல்லும்.
பார்மட் பெயிண்டர் அண்ட் பேஸ்ட்:எம்.எஸ். வேர்ட் மற்றும் எம்.எஸ்.பவர் பாயிண்ட் தொகுப்புகளில் பார்மட் பெயிண்டர் என்னும் சாதனம் வழங்கப்பட்டுள்ளது. இதனை விரும்பிப் பயன்படுத்துபவர்களில் நீங்களும் ஒருவரா? சில வேளைகளில் இது உங்களுக்கு எரிச்சல் ஏற்படுத்தும் வகையில் செயல்பட்டிருக்கும்.
நீங்கள் இதன் ஐகான் பட்டனை டபுள் கிளிக் செய்திடாவிட்டால் ஒரு தடவை பேஸ்ட் செய்தவுடன் மறைந்து போகும். பின் மீண்டும் கிளிக் செய்து கொண்டு வர வேண்டும். பெயிண்டிங் செய்து கொண்டிருக்கும்போது நீங்கள் ஏதேனும் டெக்ஸ்ட்டில் ஒரு சிறு மாற்றம் செய்திட முயற்சிக்கையில் மீண்டும் பார்மட் பெயிண்டிங் வருகையில் நீங்கள் இலக்கு வைத்தது என்னவென்று தெரியாமல் விழிக்கும் வகையில் அது இருக்கும்.
இருந்தாலும் பார்மட் பெயிண்டிங் உங்களுக்கு மிகவும் பிடிக்கும் என்றால் இந்த எரிச்சலையும் ஏமாற்றத்தையும் தவிர்த்திட வழி ஒன்று கூறுகிறேன். அடுத்த முறை பார்மட் பெயிண்டர் பட்டனுக்குப் பதிலாக பார்மட்டிங் காப்பி செய்திட Ctrl + Shift + C என்ற கீகளை அழுத்தவும். பார்மட் காப்பி ஆனவுடன் ஹைலைட்டான டெக்ஸ்ட்டில் பார்மட் பேஸ்ட் முழுமையாக்கிட Ctrl + Shift + V கீகளை அழுத்தவும். நீங்கள் எத்தனை இடத்தில் வேண்டுமானாலும் பார்மட் பேஸ்டிங்கை மேற்கொள்ளலாம். இடையே டெக்ஸ்ட் எடிட் பணியையும் மேற்கொள்ளலாம். பார்மட்டிங் மெமரியில் இருந்து கொண்டே இருக்கும்.
வேர்ட் டு பவர் பாயிண்ட் வேர்ட் தொகுப்பில் டாகுமெண்ட் ஒன்றை உருவாக்கியபின் அதனை பவர் பாய்ண்ட் பிரசன்டேஷனுக்குக் கொண்டு செல்ல வேண்டும் என நீங்கள் திட்டமிடுகிறீர்கள். மீண்டும் டெக்ஸ்ட் மற்றும் அதில் அமைந்துள்ள புல்லட் வரிசைகளை பவர் பாய்ண்ட் பைலிலும் டைப் செய்திடாமல் அப்படியே மாற்ற திட்டமிடுகிறீர்கள். இதற்கான வழி வேர்ட் தொகுப்பு தருகிறது.
நீங்கள் எந்த டாகுமெண்ட்டை பவர் பாய்ண்ட்டுக்குக் கொண்டு செல்ல வேண்டும் என்று விரும்புகிறீர்களோ அதனை முதலில் திறக்கவும். பின் File மெனு கிளிக் செய்து அதில் “Send To” என்ற பிரிவிற்குச் செல்லவும். கிடைக்கும் மெனுவில் “Microsoft PowerPoint” என்ற பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும். பவர் பாய்ண்ட் புரோகிராம் திறக்கப் பட்டு உங்கள் டாகுமெண்ட் அழகான ஸ்லைட் ஷோவிற்குத் தேவையான அனைத்து அம்சங்களுடன் கிடைக்கும். இந்த மாற்றம் மிக அழகாக அமைய வேண்டும் என்றால் உங்களுடைய வேர்ட் டாகு மெண்ட் புல்லட் லிஸ்ட்கள் கொண்ட டெக்ஸ்ட்டாக இருந்தால் நல்லது.
லே அவுட் மாற்றம்
பல நேரங்களில் நாம் பவர் பாய்ண்ட் தொகுப்பு தரும் லேஅவுட்களிலேயே ஸ்லைட்களை ஏற்படுத்தி இருப்போம். அனைத்தையும் உருவாக்கிய பின் ஏதேனும் ஒரு ஸ்லைடிற்கான லே அவுட்டை மாற்ற எண்ணுவீர்கள். இதற்கு அந்த ஸ்லைடின் அனைத்து கூறுகளையும் மாற்ற வேண்டுவதில்லை. முதலில் பைலைத் திறந்து அந்த ஸ்லைடிற்குச் செல்லவும். பின் ஊணிணூட்ச்t மெனு செல்லவும். கிடைக்கின்ற மெனுவில் Slide Layout என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். எந்த லே அவுட்டை புதியதாகப் பயன்படுத்த விரும்புகிறீர்களோ அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அதன் பின் Reapply பட்டனைக் கிளிக் செய்திடவும். ஸ்லைட் புதிய லே அவுட்டிற்கு மாறிவிடும்.
Subscribe to:
Posts (Atom)