எக்ஸெல் டிப்ஸ்

ஆட்டோ சம் பங்சன்

ஆட்டோ சம் எனப்படும் கால்குலேஷன் பட்டன் குறித்து அனைவரும் அறிந்திருப்பீர்கள். குறிப்பிட்ட செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்து அதன் கீழாக உள்ள செல்லில் கர்சரைக் கொண்டு சென்று ஆட்டோ சம் பங்சனைத் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்தால் தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் உள்ள தகவல்களைக் கூட்டி சொல்ல பார்முலாவினை எக்ஸெல் அமைத்திடும். சரி, இதற்கு இணையான கீ போர்டு ஷார்ட் கட் எது?

மவுஸ் கிளிக் இல்லாமல் இந்த பார்முலாவை கீகளின் துணை கொண்டு அமைக்க முடியாதா? முடியும். அடுத்த முறை கூட்ட வேண்டிய தகவல்கள் உள்ள செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்தபின் இறுதியாக உள்ள செல்லில் Alt + = எனத் தரவும். ஆஹா! ஆட்டோ சம் பங்சன் கீயை அழுத்தினால் என்ன பார்முலா அமைந்திடுமோ அதே பார்முலா அமைக்கப்பட்டுவிட்டதே.

ஸ்பெல் செக்

எக்ஸெல் ஒர்க் புக் ஒன்றில் செயல்பட்டுக் கொண்டிருக்கையில் ஸ்பெல் செக் செய்வதற்குக் கட்டளை கொடுத்தால் அப்போது எந்த ஒர்க் ஷீட் இயங்கிக் கொண்டிருக்கிறதோ அந்த ஒர்க் ஷீட்டில் உள்ள சொற்கள் மட்டும் செக் செய்யப்படும். ஒர்க் புக்கில் உள்ள மற்ற ஒர்க் ஷீட்களில் ஸ்பெல் செக் நடைபெறாது. அனைத்து ஒர்க் ஷீட்களிலும் இந்த ஸ்பெல் செக்கினை மேற்கொள்ளவும் வழி உள்ளது. முதலில் ஒர்க் புக்கில் உள்ள அனைத்து ஒர்க் ஷீட்களையும் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். இதற்கான குறுக்கு வழியையும் தெரிந்து கொள்ளுங்கள்.

ஏதேனும் ஒரு ஒர்க் ஷீட் டேபில் ரைட் கிளிக் செய்திடவும். விரியும் மெனுவில் Select All Sheets என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இனி நம்பிக்கையோடு ஸ்பெல் செக் செய்வதற்கான கட்டளையைக் கொடுக்கவும். அனைத்து ஒர்க் ஷீட்களிலும் ஸ்பெல் செக் நடைபெறும்.

ஷார்ட் கட்ஸ்

எக்ஸெல் தொகுப்பில் செயல்படுகையில் நினைவில் வைத்துக் கொள்ள வேண்டிய சில ஷார்ட் கட் வழிகள் இங்கு தரப்படுகின்றன.
CTRL+SPACEBAR – கர்சர் இருக்கும் நெட்டு வரிசை தேர்ந்தெடுக்கப்படும்.
SHIFT+SPACEBAR : கர்சர் இருக்கும் படுக்கை வரிசை தேர்ந்தெடுக்கப்படும்.
CTRL+ HOME : ஒர்க் ஷீட்டின் தொடக்கத்திற்கு செல்ல
CTRL+END: ஒர்க்ஷீட்டின் இறுதிக்குச் செல்ல
SHIFT+F3 : பார்முலாவில் ஒரு பங்ஷனை ஒட்ட
CTRL+A: பார்முலா என்டர் செய்கையில் பங்ஷன் பெயர் டைப் செய்தவுடன் பார்முலா பேலட்டைக் காட்டும்
CTRL+A: பார்முலா என்டர் அல்லது எடிட் செய்யாதபோது அனைத்தையும் தேர்ந்தெடுக்கும்.
CTRL+‘: (சிங்கிள் லெப்ட் கொட்டேஷன் மார்க்) செல் வேல்யூ மற்றும் செல் பார்முலாவை அடுத்தடுத்துக் காணலாம்.
F11 or ALT+F1 : அப்போது உள்ள ரேஞ்ச் சார்ந்து சார்ட் தயார் செய்யப்படும்.
CTRL+; – (செமிகோலன்) தேதியை இடைச் செருக
CTRL+: (கோலன்) நேரத்தை இடைச் செருக
CTRL+ENTER : தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல் ரேஞ்சில் அப்போதைய என்ட்ரி உருவாக்க
F5: Go To டயலாக் பாக்ஸ் காட்ட
CTRL+1: Format Cells டயலாக் பாக்ஸ் காட்ட
CTRL+C : காப்பி செய்தல்
CTRL+V : ஒட்டுதல்
CTRL+Z : செயல்படுத்தியதை நீக்க
CTRL+S : சேவ் செய்திட
CTRL+P : பிரிண்ட் செய்திட
CTRL+O :புதிய பைல் திறக்க போல்டரைக் காட்டும்.

பைல் போஸ்டர் அரேஞ்ச்மென்ட்

உங்கள் கம்ப்யூட்டரில் உள்ள போல்டர்களையும் பைல்களையும் வகை வகையாக அடுக்கி வைத்திட விரும்புபவரா நீங்கள்! அப்படியானால் இந்த டிப்ஸ் உங்களுக்குத்தான். உங்களின் ஒவ்வொரு பைலையும் நீங்கள் விரும்பியபடி அடுக்கி வைத்திட மை டாகுமெண்ட்ஸ் போல்டரில் உள்ள Arrange Icons வழி தருகிறது.

இதன் வழியாக உங்கள் பைல்களை பெயர் வரிசையிலும், அளவின் அடிப்படையிலும், வகையின் அடிப்படையிலும் மற்றும் அது உருவாக்கப்பட்ட நாள் அடிப்படையிலும் அடுக்கலாம். இவ்வாறு பிரித்த பின்னர் குழுவாகவும் பிரிக்கலாம். அதற்கான வழிகளை இங்கு பார்ப்போமா!

1.முதலில் Start, My Documents எனச் செல்லவும்.
2. மை டாகுமெண்ட்ஸ் சென்றவுடன் எந்த போல்டரில் உள்ள பைல்களை அடுக்க விரும்புகிறீர்களோ அந்த போல்டரில் சிங்கிள் கிளிக் செய்திடவும்.
3. அடுத்து அந்த பக்கத்தின் உச்சியில் உள்ள டூல் பாருக்குச் செல்லவும். அங்கு சென்று View மீது கிளிக் செய்திடவும்.
4. Arrange Icons By என்ற பிரிவிற்குக் கர்சரைக் கொண்டு செல்லவும்.
5. அங்கு இரண்டு பிரிவாக ஆப்ஷன்ஸ் கிடைக்கும். முதலில் முதல் குரூப்பை நாம் பார்ப்போம். இங்கு உங்கள் விருப்பப்படி Name, Size, Type மற்றும் Date Modified என்ற நான்கில் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

6. இனி மீண்டும் View மெனுவில் Arrange Icons By என்பதன் மூலம் இதே செயல்பாட்டினை மேற்கொள்ளவும். இப்போது இரண்டாவது குரூப் ஆப்ஷன்ஸ் பிரிவைப் பார்க்கவும். இதில் Show in Groups, Auto Arrange or Align to Grid என்றவாறு பிரிவுகளைக் காணலாம். இதில் என்ன வகையினைத் தேர்ந்தெடுப்பது என்று குழப்பமாக இருக்கிறதா; இதோ உங்களுக்கு சிறிய விளக்கங்களைத் தருகிறேன்.

1. அகர வரிசைப்படி பைல்களின் பெயர்களின் அடிப்படையில் அடுக்க: Name
2. பைல் / போல்டரின் கொள்ளளவு அடிப்படையில் அடுக்க: Size
3. வகைகளின் அடிப்படையில் (வேர்ட், எக்ஸெல், பவர்பாய்ண்ட், பி.டி.எப் போன்ற வகையில்) Type
4. இறுதியாக எடிட் செய்யப்பட்ட பைல்கள் தேதிகளின் அடிப்படையில் முதலில் வரும்படி அமைத்திட Modified

5. அகர வரிசைப்படி குரூப்கள் அமைத்திட Show in Groups

6. தானாக நெட்டு மற்றும் படுக்கை வரிசைகளில் பைல் கள் அடுக்கப்பட Auto Arrange

7. காட்டப்படாத கிரிட் பாய்ண்ட்களுக்கு ஏற்றவகையில் படுக்கை நெட்டு வரிசைகளில் அடுக்கிட Align to Grid இந்த இரண்டு பிரிவுகளிலும் உங்கள் ஆப்ஷன்ஸ் தேர்ந் தெடுத்துவிட்டால் உடனே பைல்கள் அடுக்கப்பட்டுவிடும்.)

அனைவருக்குமான ஆன்லைன் பாதுகாப்பு

www.staysafe.org/ என்ற முகவரியில் உள்ள இந்த தளம் சென்று இதில் காணப்படும் தகவல்களை அவசியம் இன்டர்நெட்டில் பிரவுஸ் செய்திடும் ஒவ்வொருவரும் அறிந்து கொள்ள வேண்டும். இன்டர்நெட்டில் பயணிக்கையில் பாதுகாப்பாக பிரவுஸ் செய்ய வேண்டியது மிக மிக அவசியமாக உள்ளது.

நம் பெர்சனல் தகவல்களை நமக்குத் தெரியாமல் தூண்டில் போட்டு பிடிக்கும் பிஷ்ஷர்கள் ஒருபுறம், ஆன்லைன் திருடர்கள் மறுபுறம், வந்து ஜம்மென்று நம் கம்ப்யூட்டரில் அமர்ந்து நாச வேலைகளைச் செய்திடத் திட்டமிட்டு இன்டர்நெட்டில் அடையாளம் காட்டாத வைரஸ் பேய்கள் ஒருபுறம் என பல ஆபத்திற்கு நடுவில் நாம் பாதுகாப்பான பயணத்தை மேற்கொள்ள வேண்டியதுள்ளது.

பாதுகாப்பினை எந்த வழிகளிலெல்லாம் மேற்கொள்ள வேண்டும் என்பது குறித்து பல வகைகளில் பல்வேறு வயதினருக்கு என குழு பிரித்து ஒரு தளம் அறிவுரை கூறுகிறது. http://www.staysafe.org/ என்ற முகவரியில் உள்ள இந்த தளம் சென்று இதில் காணப்படும் தகவல்களை அவசியம் இன்டர்நெட்டில் பிரவுஸ் செய்திடும் ஒவ்வொருவரும் அறிந்து கொள்ள வேண்டும். இதில் சிறப்பான தகவல் என்னவெனில் பாதுகாப்பு வழிகள் அனைத்தும் வயது வாரியாகத் தரப்பட்டிருப்பதுதான். அந்த அந்த வயதில் எத்தகைய தளங்களைப் பார்வையிடுவார்கள் என்று கணக்கிட்டு அதில் எத்தகைய ஆபத்து இருக்கலாம் என்ற எச்சரிக்கையுடன் பாதுகாப்பு வழிகள் தரப்பட்டுள்ளன.

1. இளம் வயதினர் (Teenagers) : இந்த பிரிவில் இளம் வயதினர் எவ்வாறு பொறுப்பாக இணையத்தில் வலம் வர வேண்டும் என்பதில் தொடங்கி மியூசிக் மற்றும் வீடியோ டவுண்லோடிங், ஆன் லைனில் வருபவர்களிடம் சில்மிஷம் செய்தல் போன்றவை குறித்து அறிவுரை வழங்கப்படுகிறது. இளம் வயதினர் ஒவ்வொருவருக்கும் ஒரு அறிவுரை கிடைக்கிறது. இளம் வயதினர்கள் சிலர் இணையத்தில் பாதுகாப்பு குறித்து எடுத்த வீடியோ காட்சிகளும் இதில் பார்ப்பதற்கு உள்ளன.

2. பெற்றோர்கள் (Parents) : ஒவ்வொரு பெற்றோருக்கும் தங்கள் குழந்தைகளை வழி நடத்தும் பொறுப்பு உள்ளதைச் சுட்டிக் காட்டி இணையத்தில் குழந்தைகளை எவ்வாறு வழி நடத்த வேண்டும் என்பது குறித்தும் அதற்கான தளங்கள் குறித்தும் அறிவுரை தரப்படுகிறது. அத்துடன் ஆண்டி வைரஸ் புரோகிராம், பயர்வால், ஸ்பைவேருக்கு எதிரான பாதுகாப்பினை எப்படி ஏற்படுத்துவது என்பது குறித்த வழிகளும் உள்ளன.

3. ஐம்பது வயதிற்கு மேல் (50+) : ஐம்பதிலும் ஆசை வரும் என்ற பாடல் கேட்டதுண்டா? இந்த பிரிவில் கம்ப்யூட்டரில் எப்படி பெர்சனல் தகவல்களை ஐம்பது வயதிற்கு மேலே உள்ளவர்களைக் குறி வைத்து பிடிக்கின்றனர் என்று காட்டப்பட்டுள்ளது.

4. கல்வியாளர்கள் கற்றுக் கொடுக்கும் ஆசிரியர்களுக்கென ஒரு தனிப் பிரிவினை உண்டாக்கி அவர்கள் மாணவர்களுக்கு பிரவுசிங் பாதுகாப்பு குறித்து என்ன என்ன சொல்லித் தர வேண்டும் என்று பட்டியலிடுகிறது இந்த தளம். மாணவர்களுக்குக் கம்ப்யூட்டர் பயன்பாட்டினைக் கற்றுக் கொடுத்து அவர்களைக் கம்ப்யூட்டர் பயன்படுத்தும்படி ஈடுபடுத்துவது நல்லதுதான். அதே நேரத்தில் இன்டர்நெட்டின் தன்மை மற்றும் ஆபத்துக்களையும் சொல்லி வைக்க வேண்டியதுள்ளது. இதை எல்லாம் இந்த பிரிவு தருகிறது.

5. இந்த பிரிவுகளோடு The Toolbox என்று ஒரு பிரிவு உள்ளது. இதில் பாதுகாப்பிற்கான சாதனங்களையும் புரோகிராம்களையும் எப்படி பயன்படுத்துவது எனக் காட்டப்படுகிறது. Firewalls, Antivirus, Parental controls, Networking மற்றும் External storage devices ஆகியன குறித்து விரிவான விளக்கங்கள் தரப்பட்டுள்ளன. கம்ப்யூட்டர் பயன்படுத்தும் ஒவ்வொருவரும் அவசியம் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய பாதுகாப்பு வழிகள் அனைத்தும் கொண்டுள்ள இந்த தளத்திற்குக் கட்டாயம் நீங்கள் செல்ல வேண்டும்.