இமெயிலை ட்யூன் செய்யலாமா?

இமெயில் பயன்படுத்தும் அனைவரும் இவற்றை தக்க வைத்துக் கொள்ளலாம்.

1. சப்ஜெக்ட் லைன்: மின்னஞ்சல் கடிதங்களில் பலரால் அலட்சியப்படுத்தப்படுவதும் ஆனால் முக்கியமானதுமான ஒரு விஷயம் சப்ஜெக்ட் லைன் தான். மின்னஞ்சலில் எழுதப்படும் விஷயம் குறித்த அடிப்படைத் தகவலைத் தருவதற்காகத்தான் இது உள்ளது.

சும்மா ஏடி! ஏஞுதூ! என்று அமைப்பதெல்லாம் தவறு. இமெயில் ஏற்கனவே வந்ததைச் சார்ந்தது என்றால் முன்பு வந்த இமெயிலின் சப்ஜெக்ட்டையும் குறித்து சப்ஜெக்ட் லைன் அமைக்க வேண்டும்.

2. சிக்னேச்சர்: கடிதங்களின் முடிவில் உங்களுடைய பெயர், தொலைபேசி எண் மற்றும் முகவரியை கொண்ட சிக்னேச்சர் அமைப்பது நல்லது. அமைத்துவிட்டு சிக்னேச்சரை சேர்த்து அனுப்ப கட்டளை கொடுத்தால் உங்களைப் பற்றிய விபரம் மெயிலைப் படிப்பவருக்குக் கிடைக்கும். அவர் உங்களைத் தொடர்பு கொள்ள விரும்பினால் இது உதவும்.

3. தெளிவில்லாத தகவல்: இமெயில் கடிதங்களில் எழுத விரும்பும் தகவல்களைச் சுருக்கமாகவும் முக்கியமான விபரங்களை உள்ளடக்கியதாகவும் அமைக்க வேண்டும். தேவையற்ற தகவல்கள் மற்றும் விலாவாரியான விபரங்கள் தருவதனைத் தடுக்க வேண்டும். இமெயில் என்பது இலவசம் என்பதால் பல மெயில்கள் ஒருவருக்கு வரலாம். அப்படி இருக்கையில் தகவல்களைத் தெளிவாக எழுத வேண்டும். அப்போதுதான் மெயிலைப் பெறுபவர் தன் கருத்தை பதிலாக எழுதி அனுப்ப விரும்புவார்.

4. சுற்றி வளைக்காதே: மெயில்களில் தகவல்களைச் சுருக்கமாகவும் அனைத்து தகவல்களையும் தருவதாக இருக்க வேண்டும். சிறிய வாக்கியங்களையும் பாராக்களையும் அமைக்க வேண்டும். பல ஆண்டுகளுக்குப் பின் ஒரு நண்பருக்கு எழுதுவதாக இருந்தாலும் சுவையாகவும் சுருக்கமாகவும் எழுதுவதே நல்லது. நீங்கள் எழுதும் கடிதம் உங்கள் நண்பரை இவனை ஏண்டா சந்தித்தோம் என்று எண்ண வைக்கக் கூடாது அல்லவா!

5. கத்தாதே! –– ஆம், இமெயில்களில் கேப்பிடல் லெட்டர்களில் எழுதுவது பொது இடத்தில் அதிக சத்தத்துடன் பேசுவதற்கு ஒப்பாகும். எனவே கேப்பிடல் லெட்டர்ஸைப் பயன்படுத்துவது அறவே கூடாது.

6. எத்தனை அட்டாச்மென்ட்?: உங்கள் கடிதத்துடன் சில பைல்களை அட்டாச் செய்து அனுப்ப எண்ணினால் முதலில் அது அத்தியாவசியத் தேவைதானா? என்று முடிவு செய்து கொள்ளவும். மிகப் பெரிய அளவிலான பைலாக இருந்தால் பெறுபவர் அதனை இறக்கிப் பதிந்து கொள்ள நிறைய நேரம் எடுக்கும். எனவே சிறியதான பைலில் தகவல்களை இட்டு அனுப்பவும்.

7. தவறான இமெயில் முகவரி: சில வேளைகளில் யாருக்கு அனுப்ப வேண்டுமோ அவரின் இமெயில் முகவரிக்குப் பதிலாக இன்னொருவரின் முகவரிக்கு அனுப்பி வைப்போம். எனவே எழுதி முடித்த இமெயிலுக்கான Send பட்டனை அழுத்துமுன் இமெயில் முகவரி சரியானதுதானா? என்று உறுதி செய்து கொள்ளவும்.

8. இமெயில் முகவரிகள் எத்தனை: பொதுவாக நமக்கு அலுவலகத்தில் தந்திருக்கும் இமெயில் முகவரியினை பெர்சனல் கடிதங்களை அனுப்பப் பயன்படுத்தக் கூடாது. பெர்சனல் கடிதங்களுக்கு என தனியே இமெயில் அக்கவுண்ட் வைத்துக் கொண்டு அதன் வழியாகவே நண்பர்களுக்கும் உறவினர்களுக்கும் இமெயில்களை அனுப்ப வேண்டும்.

9. தேவைக்கு அதிகமாய் இமெயில்: மிக விரைவாக தகவல்களை அனுப்ப மட்டுமே இமெயில்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும். மற்றவற்றை போனில் தொடர்பு கொண்டு தெரியப்படுத்தலாம். இமெயில் என்பது பயன்படுத்த எளிதானதும் வசதியானதும் ஆகும். ஆனால் அதனைத் தேவைப்படும் முக்கிய காரியங்களுக்கு மட்டுமே பயன்படுத்த வேண்டும்.

எக்ஸெல் டேட்டா மாற்றம்

ஒர்க் புக் ஒன்றில் ஒரே ஷீட்டில் டேட்டாவை காப்பி செய்திட அவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்து இழுத்து தேவையான செல்லில் விட்டுவிடுகிறோம். சரி, இன்னொரு ஒர்க் ஷீட்டில் அவற்றை அமைக்க வேண்டும் என்றால் காப்பி செய்து பின் ஒர்க்ஷீட்டைத் தேடித் திறந்து அங்கே காப்பி செய்கிறோம்.

வேறு வழி இல்லையா? அப்படியே இழுத்துச் சென்று இட முடியாதா? இருக்கிறது என்று சொல்லி நீங்கள் டேட்டாவை தேர்ந்தெடுத்து அப்படியே இழுத்து கீழே உள்ள ஷீட் டேபில் விடுவதற்குக் கொண்டு செல்கையில் என்ன நடக்கிறது?

அப்படியே அந்த ஒர்க்ஷீட் பெரிதாகி எங்கோ உள்ள நூற்றுக் கணக்கான செல்களைத் தாண்டி சென்று உங்களை விடுகிறது.
என்ன நடக்கிறது என்று தெரியாமல் விழிக்கிறீர்கள். கண்ட்ரோல் + இஸட் அழுத்தி மீண்டும் பழைய இடத்திற்கு வருகிறீர்கள். ஓகே. அடுத்த முறை டேட்டா தேர்ந்தெடுத்து இழுக்கையில் ஆல்ட் கீயை அழுத்துங்கள்; இழுத்துச் செல்வது நிற்கும்.

ஸ்குரோலிங் நின்றுவிடுவதால் இப்போது நீங்கள் இலக்கு வைத்திடும் ஒர்க் ஷீட் டேபினைத் தேர்ந்தெடுக்க முடிகிறது அல்லவா? மவுஸ் பட்டனை அழுத்தியவாறே அப்படியே கீழே சென்று ஒர்க் ஷீட் டேபை அழுத்தவும். இப்போது அந்த ஷீட் திறக்கப்படுகிறது. நீங்கள் இழுத்துச் சென்ற டேட்டாவும் அங்கே அமைக்கப்படுகிறது. இனி இதனை எங்கு வேண்டுமானாலும் அந்த ஒர்க் ஷீட்டில் அமைத்துக் கொள்ளலாம்.

பார்டர் இல்லாத செல் டேட்டா

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் பல முறை ஒரு டேட்டாவினை நாம் வேறு செல்லுக்குக் கொண்டு செல்ல வேண்டியதிருக்கும். ஆனால் முதலில் அமைத்த செல்லின் பார்டர் இல்லாமல் டேட்டா மட்டும் கொண்டு செல்ல விரும்புவோம். கட் அண்ட் காப்பி செய்தால் டேட்டா பார்டருடன் போகிறது. வெறும் டேட்டா மட்டும் தூக்கிச் செல்ல வேண்டும் என்று விரும்பினால் என்ன செய்ய வேண்டும். இதோ மேலே படியுங்கள்.

1. முதலில் எந்த செல்லில் இருந்து டேட்டாவைக் கொண்டு செல்ல வேண்டுமோ அந்த செல்லில் இருமுறை கிளிக் செய்து தேர்ந்தெடுங்கள். அதன்பின் அதில் உள்ள டேட்டாவினை எடிட் செய்திடும் வகையில் எப்2 கீயை அழுத்துங்கள். இங்கு நாம் டேட்டாவை மாற்றப் போவதில்லை. டேட்டா மட்டும் தேவை என்று யோசித்தோம் அல்லவா? அதற்காக இந்த ஏற்பாடு.

2. இனி செல்லில் உள்ள டேட்டாவினை ஹைலைட் செய்திடவும். நேரடியாக செல்லில் உள்ள டேட்டாவினை ஹை லைட் செய்திட ஏற்கனவே நீங்கள் செட் செய்திடவில்லை என்றால் அது ஹை லைட் ஆகாது. எனவே பார்முலா பார் சென்று அதனை ஹைலைட் செய்திடுங்கள்.

3. இந்த இடத்தில் நீங்கள் கட் கட்டளை கொடுக்க ரெடியாகிறீர்கள். இதற்கு கண்ட்ரோல் + எக்ஸ் / ரைட் கிளிக் மெனுவில் கட் பட்டன் என ஏதாவது ஒரு வகையில் கட்டளை கொடுக்கலாம்.

4. இனி இந்த டேட்டாவிற்கான புது செல்லிற்குச் செல்லுங்கள். அந்த செல்லுக்குச் சென்றவுடன் வழக்கம் போல கண்ட்ரோல் + வி கீகளை அழுத்தி பேஸ்ட் செய்திடுங்கள். இப்போது வெறும் டேட்டா மட்டும் காப்பி ஆகும். பார்டர் எல்லாம் வராது.

ஸ்லைடு பிரிண்ட் அவுட்

எப்போதாவது பிரசன்டேஷன் பைல்களில் உள்ள ஸ்லைடுகளை பிளாக் அண்ட் ஒயிட் பிரிண்டரில் அச்செடுத்திருக்கிறீர்களா? அச்செடுத்திருந்தால் படங்கள் மேலும் வண்ணங்கள் அச்சாகும் விதத்தினைப் பார்க்கையில் நொந்து நூலாயிருப்பீர்கள்.

ஏனென்றால் பிரசன்டேஷன் பைல்களில் நாம் வண்ணக் கலவையை அழகாகக் கலந்து ஸ்லைடுகள் அழகாகத் தோற்றமளிக்கச் செய்திருப்போம். ஆனால் இவை பிளாக் அண்ட் ஒயிட் பிரிண்டரில் வருகையில் கருப்பு வெள்ளை திட்டுத் திட்டாக நமக்குக் கிடைக்கும்.

இப்படி இருக்கும் எனத் தெரிந்தால் நான் பிரிண்ட் எடுத்திருக்க மாட்டேனே; சிறிது மாற்றியிருப்பேனே என்று கருதுகிறீர்களா? கருப்பு வெள்ளை பிரிண்ட்டில் ஸ்லைட் எப்படி கிடைக்கும் என கம்ப்யூட்டரிலேயே பார்த்துவிடலாம். அதற்குக் கீழ்க்கண்டவாறு செட் செய்திட வேண்டும். பிரசண்டேஷன் திரையில் Color/Grayscale button ஐக் கண்டுபிடித்து அதில் Grayscale என்பதைக் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது Grayscale view என்னும் டூல் பார் கிடைக்கும். இதில் Setting என்னும் பட்டனைத் தொட்டால் மெனு ஒன்று விரியும்.

இதில் பவர்பாயிண்ட் எப்படி பிரிண்ட்டிற்குச் செல்கையில் கிரே ஸ்கேலை எந்தக் கலவையில் கையாளும் என்பதைக் காட்டும் பல பிரிவுகள் இருக்கும். இதில் ஸ்லைடின் ஒவ்வொரு பகுதியும் அச்சில் எப்படி இருக்க வேண்டும் என்பதனை நீங்கள் முடிவு செய்திடலாம். முதலில் அந்த பகுதியைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு பின் கலவையினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அனைத்தையும் முடித்துவிட்டு ஸ்லைடுகளைப் பழையபடி வண்ணத்தில் பார்த்திட Close Grayscale view

இனி பிரிண்ட் செய்திடுகையில் பிரிண்ட் விண்டோவில் இடது புறம் கீழாக பிரிண்ட் வாட் என்ற இடத்தில் கிரே ஸ்கேல் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அதன்பின் பிரிண்ட் விண்டோவில் மற்ற கட்டளைகளைத் தந்துவிட்டு அச்செடுக்க ஓகே அழுத்தினால் நீங்கள் விருப்பப்பட்டபடி அச்சில் ஸ்லைட் அழகாக கருப்பு வெள்ளையில் கிடைக்கும். என்பதனைக் கிளிக் செய்திடலாம். இப்போது ஸ்லைட் வண்ணத்திற்கு மாறினாலும் நீங்கள் ஏற்படுத்திய கிரே ஸ்கேல் மாற்றங்களைக் கம்ப்யூட்டர் நினைவில் வைத்திருக்கும்.