இமெயிலை ட்யூன் செய்யலாமா?

இமெயில் பயன்படுத்தும் அனைவரும் இவற்றை தக்க வைத்துக் கொள்ளலாம்.

1. சப்ஜெக்ட் லைன்: மின்னஞ்சல் கடிதங்களில் பலரால் அலட்சியப்படுத்தப்படுவதும் ஆனால் முக்கியமானதுமான ஒரு விஷயம் சப்ஜெக்ட் லைன் தான். மின்னஞ்சலில் எழுதப்படும் விஷயம் குறித்த அடிப்படைத் தகவலைத் தருவதற்காகத்தான் இது உள்ளது.

சும்மா ஏடி! ஏஞுதூ! என்று அமைப்பதெல்லாம் தவறு. இமெயில் ஏற்கனவே வந்ததைச் சார்ந்தது என்றால் முன்பு வந்த இமெயிலின் சப்ஜெக்ட்டையும் குறித்து சப்ஜெக்ட் லைன் அமைக்க வேண்டும்.

2. சிக்னேச்சர்: கடிதங்களின் முடிவில் உங்களுடைய பெயர், தொலைபேசி எண் மற்றும் முகவரியை கொண்ட சிக்னேச்சர் அமைப்பது நல்லது. அமைத்துவிட்டு சிக்னேச்சரை சேர்த்து அனுப்ப கட்டளை கொடுத்தால் உங்களைப் பற்றிய விபரம் மெயிலைப் படிப்பவருக்குக் கிடைக்கும். அவர் உங்களைத் தொடர்பு கொள்ள விரும்பினால் இது உதவும்.

3. தெளிவில்லாத தகவல்: இமெயில் கடிதங்களில் எழுத விரும்பும் தகவல்களைச் சுருக்கமாகவும் முக்கியமான விபரங்களை உள்ளடக்கியதாகவும் அமைக்க வேண்டும். தேவையற்ற தகவல்கள் மற்றும் விலாவாரியான விபரங்கள் தருவதனைத் தடுக்க வேண்டும். இமெயில் என்பது இலவசம் என்பதால் பல மெயில்கள் ஒருவருக்கு வரலாம். அப்படி இருக்கையில் தகவல்களைத் தெளிவாக எழுத வேண்டும். அப்போதுதான் மெயிலைப் பெறுபவர் தன் கருத்தை பதிலாக எழுதி அனுப்ப விரும்புவார்.

4. சுற்றி வளைக்காதே: மெயில்களில் தகவல்களைச் சுருக்கமாகவும் அனைத்து தகவல்களையும் தருவதாக இருக்க வேண்டும். சிறிய வாக்கியங்களையும் பாராக்களையும் அமைக்க வேண்டும். பல ஆண்டுகளுக்குப் பின் ஒரு நண்பருக்கு எழுதுவதாக இருந்தாலும் சுவையாகவும் சுருக்கமாகவும் எழுதுவதே நல்லது. நீங்கள் எழுதும் கடிதம் உங்கள் நண்பரை இவனை ஏண்டா சந்தித்தோம் என்று எண்ண வைக்கக் கூடாது அல்லவா!

5. கத்தாதே! –– ஆம், இமெயில்களில் கேப்பிடல் லெட்டர்களில் எழுதுவது பொது இடத்தில் அதிக சத்தத்துடன் பேசுவதற்கு ஒப்பாகும். எனவே கேப்பிடல் லெட்டர்ஸைப் பயன்படுத்துவது அறவே கூடாது.

6. எத்தனை அட்டாச்மென்ட்?: உங்கள் கடிதத்துடன் சில பைல்களை அட்டாச் செய்து அனுப்ப எண்ணினால் முதலில் அது அத்தியாவசியத் தேவைதானா? என்று முடிவு செய்து கொள்ளவும். மிகப் பெரிய அளவிலான பைலாக இருந்தால் பெறுபவர் அதனை இறக்கிப் பதிந்து கொள்ள நிறைய நேரம் எடுக்கும். எனவே சிறியதான பைலில் தகவல்களை இட்டு அனுப்பவும்.

7. தவறான இமெயில் முகவரி: சில வேளைகளில் யாருக்கு அனுப்ப வேண்டுமோ அவரின் இமெயில் முகவரிக்குப் பதிலாக இன்னொருவரின் முகவரிக்கு அனுப்பி வைப்போம். எனவே எழுதி முடித்த இமெயிலுக்கான Send பட்டனை அழுத்துமுன் இமெயில் முகவரி சரியானதுதானா? என்று உறுதி செய்து கொள்ளவும்.

8. இமெயில் முகவரிகள் எத்தனை: பொதுவாக நமக்கு அலுவலகத்தில் தந்திருக்கும் இமெயில் முகவரியினை பெர்சனல் கடிதங்களை அனுப்பப் பயன்படுத்தக் கூடாது. பெர்சனல் கடிதங்களுக்கு என தனியே இமெயில் அக்கவுண்ட் வைத்துக் கொண்டு அதன் வழியாகவே நண்பர்களுக்கும் உறவினர்களுக்கும் இமெயில்களை அனுப்ப வேண்டும்.

9. தேவைக்கு அதிகமாய் இமெயில்: மிக விரைவாக தகவல்களை அனுப்ப மட்டுமே இமெயில்களைப் பயன்படுத்த வேண்டும். மற்றவற்றை போனில் தொடர்பு கொண்டு தெரியப்படுத்தலாம். இமெயில் என்பது பயன்படுத்த எளிதானதும் வசதியானதும் ஆகும். ஆனால் அதனைத் தேவைப்படும் முக்கிய காரியங்களுக்கு மட்டுமே பயன்படுத்த வேண்டும்.