எக்ஸெல் டிப்ஸ்!

எக்ஸெல் தொகுப்பின் சில பங்சன்கள்

எக்ஸெல் தொகுப்பில் அதன் அமைப் பிலேயே பலபங்சன்கள் அமைக்கப்பட்டு நமக்கு கணக் கிட எளிமைப் படுத்தப் பட்டுள்ளன. அவற்றில் சில பங்சன்கள் அனைவரும் எளிதாகவும் அடிக்கடி பயன்படுத்தப்படும் பங்சன் களாகும். அவற்றை இங்கு காணலாம்.

அவை : SUM, AVERAGE, MAX, MIN, மற்றும் PRODUCT பங்சன்கள் ஆகும். இவற்றின் செயல்பாடுகளையும் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் அமைக்கும் வழிகளையும் இங்கு காணலாம்.

SUM: : இந்த செயல்பாட்டின் மூலம் எண்களைக் கூட்டலாம். இதற்கான பார்முலாவினை அமைக்கும்போது அவை எண்களாகவோ அல்லது செல்களைக் குறிக்கும் குறியீடு களாகவோ இருக்கலாம். இதற்கான பார்முலா அமைப்பு SUM (numberl,number2, .,.) என இருக்க வேண்டும். இதில் numberl,number2 என்பவை நாம் அமைக்க இருக்கும் எண்கள் அல்லது செல் குறியீடுகள் ஆகும். எடுத்துக் காட்டாக SUM (3, 2) என்பது 5 என்ற விடையைக் கொடுக்கும். இதே போல செல்களில் உள்ள மதிப்புகளைக் கூட்டிக் காண அந்த செல்களின் எண்களைத் தரலாம். எடுத்துக் காட்டாக செல் A டூ முதல் A 30 வரை உள்ள மதிப்புகளைக் கூட்டிப் பெற =SUM (A1:A30) என பார்முலா அமைக்க வேண்டும்.

AVERAGE; இந்த பங்சன் கொடுக்கப்பட்ட மதிப்புகளின் சராசரியினைத் தருகிறது. மேலே குறிப்பிட்டது போல இவை எண்களாகவோ அல்லது செல் குறியீடு மூலம் தரப்படும் மதிப்புகளாகவோ இருக்கலாம். எடுத்துக் காட்டாக AVERAGE (numberI, number2, ...) என்பதில் அடைப்புக் குறிக்குள் தரப்படும் எண்களின் சராசரி மதிப்பினை பார்முலா மூலம் விடையாகப் பெறலாம். எடுத்துக் காட்டாக AVERAGE (3, 2) என்பது 2.5 என்ற விடையைத் தரும். A 1 முதல் A30 வரை உள்ள மதிப்புகளின் சராசரியைப் பெற =AVERAGE(A1:A30) என பார்முலா அமைக்க வேண்டும்.

MAX: இந்த பங்சன் கொடுக்கப்பட்ட எண்களின் அல்லது மதிப்புகளின் அதிக பட்ச மதிப்புடைய எண்ணைத் தருகிறது. எடுத்துக் காட்டாக = MAX(3. 2,45,23) என அமைக்கப் படுகையில் 45 என்ற விடை கிடைக்கும். இதே போல குறைந்த மதிப்பினை அறிய MIN பங்சன் பயன்படுகிறது. =M1N(3, 2,45,23) என்று பார்முலா அமைத்தால் 2 விடையாகக் கிடைக்கும்.

PRODUCT; இந்த பங்சன் மூலம் எண்களை அல்லது மதிப்புகளை பெருக்கிப் பெறலாம். =PRODUCT (13, 2) என்ற பார்முலா 26 என்ற மதிப்பினைக் கொடுக்கும். இந்த பார்முலாவிலும் எண்களுக்குப் பதிலாக செல் குறியீடுகளைத் தரலாம். A1 செல் முதல் A30 வரையிலான செல்களில் உள்ள மதிப்புகளைப் பெருக்கிப் பெற =PRODUCT (A1:A30) என்ற வகையில் பார்முலா அமைத்துப் பெறலாம்.

சார்ட் பார்மட் அப்படியே வேண்டுமா?

எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஓர் அருமையான சார்ட் ஒன்றை உருவாக் கிவிட்டீர்கள். உங்களுக்கு அதன் அழகான வடிவம், வண்ணங்கள் அமைப்பு, எழுத்து வகை, அவை அலைன் செய்யப்பட்ட விதம், ஸ்பேஸ் அமைத்தது என அனைத்தும் பிடித்துப் போய்விட்டதா? இதே பார்மட்டிங்கில் உங்கள் மற்ற சார்ட்களும் இருக்க வேண்டும் என நினைக்கிறீர்களா? என்ன செய்கிறீர்கள்? ஒவ்வொரு வகையாக எப்படி உருவாக்கினோம் என்று பார்த்து பார்த்து புதிய சார்ட்டினை மாற்றுகிறீர்களா? தேவையே இல்லை. எளிய சுருக்கு வழி ஒன்றை எக்ஸெல் கொண்டுள்ளது. முதலில் எந்த சார்ட்டின் பார்மட்டிங் உங்களுக்குப் பிடித்துப் போய் விட்டதோ அதனைத் தேர்ந்தெடுங்கள். பின் அதனைக் காப்பி செய்திடுங்கள். இனி அடுத்து எந்த சார்ட்டில் இந்த வடிவ மைப்புகள் எல்லாம் அமைய வேண்டும் என விரும்பு கிறீர்களோ அந்த சார்ட்டைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
இனி Edit மெனு செல்லுங்கள். அதில் , Paste Special என்பதைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் Formats என்ற பிரிவில் டிக் செய் திடுங்கள். அதன்பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளி யேறுங் கள். உங்கள் அபிமான சார்ட் டின் அனைத்து பார்மட் சமாச் சாரங்களும் புதிய சார்ட்டில் அப்படியே பச்சக் என்று ஒட்டிக் கொண் டிருப்ப தனைப் பார்க்கலாம். ஆனால் டேட்டா எல்லாம் அதனதன் சார்ட்டில் அப்படியே தான் இருக்கும்.

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டைச் சுத்தப்படுத்த

பல நாட்களாக நீங்கள் உருவாக்கிப் பயன்படுத்திய எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் ஒன்றைப் பார்க்கிறீர்கள். பலவிதமான எழுத்துருக்கள், பல வகையான எழுத்து அளவுகள், அடிக்கோடுகள், அழுத்தமான சொற்கள் எனப் பல பார்மட்டுகளில் உங்கள் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் காட்சியளிக்கிறது. இது அத்தனையும் நீக்கிவிட்டு புதியமுறையில் அதனை அமைக்க விரும்புகிறீர்கள். அப்ப டியானால் ஒவ்வொரு செல்லாகச் சென்று அத்த னை பார்மட் எபெக்டுகளையும் நீக்க வேண்டுமே! எவ்வளவு நேரம் மற்றும் உழைப்பு தேவைப்படும் என பயப்படுகிறீர்களா? தேவையில்லை! ஒரே ஸ்ட்ரோக்கில் அத்தனையும் நீக்கிவிட்டு உங்கள் ஒர்க் ஷீட் புதியதாக அமைக்கப் படுகையில் எப்படி அமைக்கப்படுமோ அதே போன்று அதனை மாற்றலாம். முதலில் எந்த செல்களில் எல்லாம் பார்மட் அமைப்புகளை மாற்ற வேண்டும் என எண்ணுகிறீர்களோ அதனை எல்லாம் செலக்ட் செய்திடுங்கள். இது பல ஒர்க் ஷீட்களில் கூட இருக்கலாம். இவை எல்லாம் தேர்ந்தெடுத்த பின் எடிட் (Edit) மெனு செல்லுங்கள். அதில் Clear சப் மெனு வாங்குங்கள். பின் அதில் Formats என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் உள்ள அனைத்து பார்மட் சமாச்சாரங்களும் நீக்கப்பட்டு உங்கள் எக்ஸெல் என்ன டிபால்ட் நிலையில் இருக்குமோ அதே போல் தோற்றமளிக்கும். இப்போது நீங்கள் தற்போது விரும்பும் வகையில் அதனை பார்மட் செய்திடலாம்.

எக்ஸெல் செல்களில் உள்ள பார்டர்கள்

ஒரு செல்லில் எந்த பக்கத்திலும் வரையப்படும் கோட்டினை அதன் பார்டர் என்று சொல்கிறோம். இது செல்லைச் சுற்றியும் அல்லது பல செல்களைச் சுற்றியும் இருக்கலாம். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல் அல்லது பல செல்களின் முனைகளிலும் கோடுகளை இணைக் கலாம். இதில் பார்டர்ஸ் என்னும் கட்டளை செல்களில் உள்ள தகவலின் கீழாக கோட்டினை இடாது. ஆனால் இந்த கட்டளை மூலம் செல்களின் ஓரத்தில் பார்டர்களை அமைக்கலாம். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களைச் சுற்றி பார்டர்களை அமைக்கக் கீழ்க்கண்டபடி செயல்படவும். முதலில் எந்த செல்களுக்கு பார்டர்கள் அமைக்க வேண்டுமோ அவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் பார்மட்டிங் டூல் பார் செல்லவும். இதில் “ Borders” ஐகானை அடுத்து உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்திடவும். கிடைக்கும் மெனுவில் பார்டர்கள் அமைப் பதற்குத் தேவையான ஆப்ஷனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். பின்னர் டயலாக் பாக்ஸில் உள்ள பார்டர் டேப் மீது கிளிக் செய்து அதில் பார்டர் ஆப்ஷன்ஸ், லைன் ஸ்டைல் போன்ற தேவையானவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் டயலாக் பாக்ஸில் ஓகே பட்டனில் என்டர் தட்டி வெளியேறவும்.

இனி நீங்கள் செட் செய்தபடி பார்டர் லைன்கள் செல்களில் அமைக்கப்பட்டிருக்கும். இதே போல் பார்டர் லைன் ஸ்டைலையும் மாற்றலாம். அல்லது செல்களில் ஒவ்வொரு பக்கங்களிலும் மாறுபட்ட பார்டர் லைன்களை அமைக்கலாம். செல்களைச் சுற்றி மாறுபட்ட பார்டர் லைன்களை அமைக்கக் கீழ்க்காணும் வழி முறைகளைப் பின்பற்றவும். அமைக்கப்பட வேண்டிய அல்லது மாற்றப்பட வேண்டிய செல் அல்லது செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். “Format Cells” டயலாக் பாக்ஸைத் தேர்ந்தெடுத்து அதில் பார்டர் டேப் மீது கிளிக் செய்திடவும். இதில் வேறு வேறு வண்ணங்களில் கோடுகளை அமைத்திட Color என்னும் இடத்தில் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் மெனுவில் தேவையான வண்ணத்தினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் அந்த டயலாக் பாக்ஸில் “OK” கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இனி தேர்ந்தெடுத்த வண்ணங் களில் செல்களில் பார்டர்கள் அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.