எக்லெஸல் சில சந்தேகங்கள்

டேட்டா என்ட்ரி செய்திட

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் இட அடுக்கடுக்காய் தகவல்கள் உள்ளன. அனைத்தையும் வரிசையாக படுக்கை வரிசைகளில் ஒர்க்ஷீட்டில் இட வேண்டும். ஒவ்வொரு செல்லாக கீகளை அழுத்தி அதன் பின் டேட்டாக்களை இடுவது சிரமமான காரியம் தான். டேட்டா டைப் செய்வதைக் காட்டிலும் செல்களின் ஊடே சென்று வருவதுதான் பெரிய வேலையாகத் தெரியும். அப்படியானால் இந்த செல்களினிடையே சென்று வராமல் டேட்டாக்களை டைப் செய்திட முடியுமா? ஆம். இதற்கான விடை எக்ஸெல் தொகுப்பின் டேட்டா என்ட்ரி படிவத்தில் உள்ளது. அது என்ன புதியதாக டேட்டா பார்ம் என்ற கேள்வி எழுகிறதா? எக்ஸெல் தொகுப்பின் ஆபீஸ் அசிஸ்டன்ட் அழுத்திக் கேட்டபோது டேட்டா பாரம் என்பது ஒரு டயலாக் பாக்ஸ்; ஒரு முழு வரிசை டேட்டாவை இடுவதும் பார்ப்பதும் இதில் எளிதாகிறது என்ற விளக்கம் கிடைக்கிறது. சுருக்கமாக செல்களின் இடையே கீகளை அழுத்தும் வேலை இல்லாமல் டேட்டாவை நிரப்புவதற்கான எளிய வழியினை இந்த டேட்டா என்ட்ரி பாரம் தருகிறது. இதனை எப்படி செயல்படுத்துவது என்று பார்ப்போம்.

முதலில் நீங்கள் பயன்படுத்தும் ஒர்க்ஷீட்டில் நெட்டுவரிசைகளுக்குத் தலைப்புப் பெயர் கொடுத்திருக்க வேண்டும். இனி அடுத்த படுக்கை வரிசையில் ஏதேனும் ஒரு செல்லைத் தேர்ந்தெடுங்கள். பின்னர் மெனு பாரில் டேட்டா என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து அதில் பார்ம் என்பதைக் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது உங்களுக்கு டேட்டா என்ட்ரி பாரம் ஒன்று கிடைக்கும். டேட்டாவை அடுத்தடுத்த கட்டங்களில் இட டேப் கீ அழுத்தவும். அடுத்த படுக்கை வரிசைக்கான டேட்டாவை அமைக்க என்டர் கீயை அழுத்தவும்.

ஒவ்வொரு வரிசைக்கும் டேட்டா என்ட்ரி பாரத்தில் ஒரு பக்கம் கிடைக்கும். நீங்கள் டேட்டா அமைக்கும் அதே நேரத்தில் டேட்டா ஒர்க் ஷீட்டிலும் அமைக்கப்படுவதனைக் காணலாம். ஏற்கனவே டேட்டா அமைத்ததை எடிட் செய்வதற்கான கீகளும் பாரத்தில் உள்ளன. அனைத்து டேட்டாவும் அமைத்த பின் குளோஸ் பட்டனை அழுத்தவும். மீண்டும் இடையே அல்லது கீழாக டேட்டா அமைக்க சம்பந்தப்பட்ட செல்லில் கர்சரை வைத்து மெனு பார் மூலம் பாரத்தை வரவழைத்து தகவல்களை இடலாம். எவ்வளவு நேரம் மற்றும் உழைப்பு மிச்சமாகிறது பார்த்தீர்களா!

எல்லாமே எண்கள் – எப்படி மாற்ற?

வாசகர் ஒருவரின் அலுவலகக் கம்ப்யூட்டரில் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நெட்டு வரிசை மற்றும் படுக்கை வரிசை இரண்டிலும் எண்களே இருக்கின்றன. நெட்டுவரிசைக்கான எழுத்துக்கள் இல்லை. ஒர்க்ஷீட்டின் இடது மூலையில் கர்சர் இருக்கும் கட்டம் எந்த நெட்டு வரிசை மற்றும் படுக்கை வரிசை (R6C7) வைத்தே காட்டப்படுகின்றன. ஆனால் வீட்டிலும் மற்ற இடங்களிலும் உள்ள அதே எம்.எஸ்.எக்ஸெல் 2003 தொகுப்பில் வழக்கம்போல் எழுத்துக்களும் எண்களும் இருந்தன. இது எதனால் ஏற்படுகிறது? இதனை எப்படி நாம் விரும்பும் வகையில் மாற்றலாம்? என்று கேட்டிருக்கிறார். இதுவும் நாம் ஒர்க்ஷீட் செட் அப் வகையிலான பிரச்னை தான். யாரோ ஒருவர் அந்த வகையில் எண்வகைகளாகத் தோன்றும் படி அமைத்துள்ளார். இது தேவையில்லை என்றால் பழையபடி மாற்றிவிடலாம்.

ஒர்க்ஷீட்டைத் திறந்து பின் Tools >Options செல்லவும். இதில் கிடைக்கும் விண்டோவில் உள்ள General என்னும் டேபினைக் கிளிக் செய்திடவும். முதலாவதாக “R1C1 reference style” என்னும் வரி தென்படும். இதன் எதிரே உள்ள சிறிய கட்டத்தில் டிக் அடையாளம் இருந்தால் எடுத்துவிடவும். பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இனி வழக்கபோல் நெட்டு வரிசைகளுக்கு எழுத்துக்களும் படுக்கை வரிசைகளுக்கு எண்களும் கிடைக்கும்.