எக்ஸெல் தொகுப்பு!

எக்ஸெல் சிக்கன பிரிண்டிங் இருக்கும் பேப்பரில் தேவையானவற்றைக் குறைந்த இங்க் பயன்படுத்தி அச்சிடுவது ஒரு பெரிய கலை தான். எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் சில வேளைகளில் அச்சிட வேண்டிய சில தகவல்கள் மட்டும் அடுத்த பக்கத்திற்கு செல்லும். அதனையும் சேர்த்து முந்தைய பக்கத்திலேயே அச்சிட எக்ஸெல் தொகுப்பு ஒரு வசதியைத் தருகிறது. இதற்கு “File” கிளிக் செய்து செல்லவும். இப்போது கிடைக்கும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் “Page” என்னும் டேப்பினைக் கிளிக் செய்திடவும். இதில் கீழாக உள்ள “Scaling” என்னும் பகுதியில் “Adjust to”என்னும் ரேடியோ பட்டனை செலக்ட் செய்தவாறு அமைக்கவும். இதில் ஏற்க னவே “100%” என கொடுக் கப்பட்டிருக்கும். இதனை அதிகப்படுத்துவதன் மூலம் நீங்கள் டெக்ஸ்ட் சைஸை அதிகப்படுத்தலாம். குறைப் பதன் மூலம் டெக்ஸ்ட் சிறிய தாக உங்களுக்கு அச்சாகும்.




ஆனால் பக்கத்தில் அதிக தகவல்கள் அச்சாகும். இதனைக் குறைத்து பின் பிரிண்ட் வியூ பார்த்து ஒரே பக்கத்தில் படிக்கக் கூடிய வகையில் அதிக தகவல்களை அச்சிடுங்கள். இதன் பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும்.



வரிசையான செல்களின் காப்பி+பேஸ்ட் எக்ஸெல் தொகுப்பில் பல செல்களில் உள்ள மதிப்பை அப்படியே காப்பி எடுத்து அதே ஒர்க் ஷீட் அல்லது இன்னொரு ஒர்க் ஷீட்டில் பதிய விரும்புகிறீர்கள். என்ன செய்யலாம்? முதலில் காப்பி செய்திட விரும்பும் செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் CTRL + C அழுத்தி காப்பி செய்திடவும். எங்கு இவற்றை பேஸ்ட் செய்திட வேண்டுமோ அந்த வரிசையின் முதல் செல்லுக்குச் செல்லவும். இனி CTRL + SHIFT + ‘+’ அழுத்தவும்.

இந்த பிளஸ் அடையாளம் நம் லாக் கீ பேடில் இருந்து அமைக்கக் கூடாது. எழுத்துக்களுக்கு மேலாக உள்ள கீகளில் இருந்து அமைக்கப்பட வேண்டும். இப்போது செல் களில் இடது புறமாக அமைக் கவா? வலது புறமாக அமைக் கவா என்று ஒரு டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். உங்கள் விருப்ப ப்படி தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்தால் காப்பி செய்யப்பட்ட செல்கள் உங்கள் விருப்பப்படி செல்கள் பேஸ்ட் ஆகும்.



எக்ஸெல் தொகுப்பின் பொதுவான பங்சன்கள்

பங்சன் என்பது எக்ஸெல் தொகுப்பு ஏற்கனவே உருவாக்கிய பார்முலாவினைக் குறிக்கிறது. எக்ஸெல் தொகுப்பில் இது போல பல பார்முலாக்கள் உள்ளன. அவற்றை நேரடியாக நாம் பயன்படுத்தலாம். அத்தகைய பொதுவான பங்சன்களில் சிலவற்றை இங்கு காணலாம்.


1. குதட்: இந்த பங்சன் என்ன செய்கிறது? வரிசையாகத் தரப்படும் டேட்டாக்களைக் கூட்டுகிறது. இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: =SUM(A1:A4) இந்த பார்முலாவில் A1முதல் A4 வரையிலான செல்களில் உள்ள டேட்டாக்கள் கூட்டப்படுகின்றன.



இந்த பங்சனில் உள்ள பார்முலாவை எந்த செல்லில் அமைக்கிறீர்களோ அந்த செல்லில் இந்த கூட்டுத்தொகையின் மதிப்பு பதியப்படும்.


2. Average:கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களின் சராசரியைக் கணக்கிட்டு தருகிறது. இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: = =AVERAGE (A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களின் சராசரி கணக்கிடப்பட்டு, அதாவது அ1முதல் அ4வரையிலான எண்கள் கூட்டப்பட்டு கூட்டுத் தொகை 4ஆல் வகுக்கப்பட்டு தரப்படும். இந்த பார்முலா எந்த செல்லுக்கென எழுதப்பட்டுள்ளதோ அந்த செல்லில் பதியப்படும்.

3.Max: கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களில் எது அதிக மதிப்புடையது என்று கண்டறிந்து சொல்லும். இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்: =MAX(A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களில் எது பெரிய எண் எனக் கண்டறிந்து அந்த மதிப்பு இந்த பார் முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும்.


4.Count: கொடுக்கப் பட்டுள்ள செல்களில் எத்தனை செல்களில் மதிப்பு தரப்பட் டுள்ளது எனக் கணக்கிடப்பட்டு அந்த மதிப்பு பார்முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும். இதனை அமைக்கும் விதம் COUNT(A1:A4)


5. Min: கொடுக்கப்பட்டுள்ள பட்டியலில் உள்ள எண்களில் எது குறைந்த மதிப்புடையது என்று கண்டறிந்து சொல்லும். இதனைப் பயன்படுத்தும் விதம்:=Min (A1:A4) இந்த பார்முலாவில் அ1முதல் அ4 வரையிலான செல்களில் உள்ள எண்களில் எது குறைந்த மதிப்பு கொண்ட எண் எனக் கண்டறிந்து அந்த மதிப்பு இந்த பார்முலா தரப்பட்டுள்ள செல்லில் பதியப்படும்.


6. Round: செல்லில் உள்ள மதிப்பு ஒன்றினை நாம் அமைத்திடும் தசம ஸ்தான அளவில் வரையறை செய்து அளிக்கும். இதனை அமைத்திடும் விதம் = ROUND (A1,2) இந்த பார்முலாவில் செல்லில் உள்ள மதிப்பை எடுத்து அதனை இரண்டு தசம ஸ்தானத்திற்கு மாற்றித்தரும். மேலே தரப்பட்டிருக்கும் எடுத்துக் காட்டுக்களில் செல்களின் எண்களாக நமக்குத் தேவைப்படும் செல்களின் எண்களைத் தரலாம்.


எக்ஸெல் பேஸ்ட் பட்டன்


எக்ஸெல் 2003க்குப் பின் வந்த தொகுப்பில் பணியாற்றும் பலரும் இதனை அறிந்திருக்க மாட்டார்கள். அத்தொகுப்பில் தரப்பட்டிருக்கும் பேஸ்ட் பட்டன் வழக்கமான பட்டனாக இல்லாமல் மேலும் சில வசதிகள் கொண்டதாக இருப்பதைக் காணலாம். அதிலுள்ள சிறிய அம்புக் குறியினை அழுத்தினால் எக்ஸெல் உங்களுக்காக மேலும் சில வேலைகளை மேற்கொள்ள தயாராக இருப்பதனைக் காணலாம். இதில் பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் பட்டன் ஒன்றும் இருக்கும். அதனை அழுத்தினால் பேஸ்ட்செய்வதில் மேலும் சில கூடுதல் வசதிகளைத் தரும் பிரிவுகள் காணப்படலாம். எனவே நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லில் இருந்து பார்முலா வேண்டுமா, வேல்யூ வேண்டுமா, செல் டேட்டா மட்டும் வேண்டுமா, செல் பார்மட்டோடு காப்பி செய்யப்பட வேண்டுமா, யூனிகோட் டெக்ஸ்ட்டில் டெக்ஸ்ட் அமைக்கப்பட வேண்டுமா எனப் பல பிரிவுகள் இங்கு உங்கள் தேவைக்குத் தரப்பட்டிருக்கும். உங்கள் தேவைக்கேற்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து இயக்கவும்.