மின்னஞ்சலுக்கான டெம்ப்ளேட்கள்

டெம்ப்ளேட் என்பது ஒரு ஆவணத்தின் வடிவம் அல்லது ஆவணத்தின் ஒரு பகுதி எனலாம். இந்த வடிவத்தைப் பாதுகாத்து பதித்து வைத்துக் கொண்டால் இந்த வடிவத்திலேயே மேலும் சில ஆவணங்களை உருவாக்கலாம். எனவே டெம்ப்ளேட் என்பது ஆவணத்தின் லே அவுட் எனப்படும் புற வடிவம், எழுத்து வகை, மார்ஜின் மற்றும் அந்த ஆவணத்தின் பிற கூறுகளை உள்ளடக்கிய ஒரு படிவம் ஆகும். வேர்ட் ப்ராசசர், டெஸ்க்டாப் பப்ளிஷிங் மற்றும் எச்.டி.எம்.எல். புரோகிராம்களில் இதனை ஸ்டைல் ஷீட் (“style sheets”) எனவும் அழைக்கின்றனர்.


அவுட்லுக் எக்ஸ்பிரஸ் தொகுப்பில் இதனை ஸ்டேஷனரி (“Stationery”) என்று பெயரிட்டுள்ளனர். இதனை எப்படி அழைத்தாலும் கம்ப்யூட்டரில் நாம் பணியாற்றுவதனை எளிமைப் படுத்தும் ஒரு சாதனம் என்று இதனைக் கூறலாம்.
டெம்ப்ளேட் ஒன்றை எப்படி உருவாக்குவது? அதனை எப்படி பயன்படுத்துவது என்று பார்க்கலாம். எச்.டி.எம்.எல். டெக்ஸ்ட் அல்லது மின்னஞ்சல் கடிதத்திற்கான பார்மட் ஒன்றை உருவாக்கியிருக்கிறீர்கள். சரி. இதனை சேமித்து வைத்திட எண்ணுகிறீர்கள். அவுட்லுக் எக்ஸ்பிரஸ் மற்றும் தண்டர்பேர்ட் ஆகியவற்றில் இதனைப் பதியலாம்.
அவுட்லுக் எக்ஸ்பிரஸ்ஸில் மின்னஞ்சலுக்கான டெம்ப்ளேட்டை உருவாக்க ஸ்டேஷனரி விஸார்டை (Stationery Wizard) பயன்படுத்துங்கள். முதலில் Tools / Options என்ற பிரிவிற்குச் செல்லுங்கள். அங்கே “Compose” என்ற டேபில் கிளிக் செய்திடுங்கள். இதில் உள்ள “Stationery” ஏரியாவில் “Create New” என்பதில் கிளிக் செய்திடுங்கள். இதன் பின் நீங்கள் செய்திட வேண்டிய சில பணிகள் வரிசையாகக் கிடைக்கும். படம் சேர்க்க வேண்டுமா? எழுத்துரு ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டுமா? மார்ஜின் செட் செய்திட வேண்டுமா? இவ்வளவும் செய்த பின்னர் இந்த ஸ்டேஷனரிக்கு ஒரு பெயர் வழங்குங்கள்.


உங்களுக்கு வந்த மின்னஞ்சல் செய்தியின் டெம்ப்ளேட் உங்கள் மனதைக் கவர்கிறதா? அதனை அப்படியே ஸ்வாகா செய்து நீங்களும் பயன்படுத்தலாம். அந்த செய்தியை முதலில் செலக்ட் செய்திடுங்கள். பின் File / Save as / Stationery. . என்ற பிரிவுகளுக்குச் சென்று பதிவு செய்திடுங்கள்.


சரி ஸ்டேஷனரி ஒன்றை உருவாக்கிவிட்டீர்கள். அல்லது பிறத்தியாரிடமிருந்து ஸ்வாகா செய்துவிட்டீர்கள். இதனை எப்படிப் பயன்படுத்தப் போகிறீர்கள்? நீங்கள் அனுப்பும் அனைத்து செய்திகளிலும் இந்த ஸ்டேஷனரி வடிவம் அமைக்கப்பட வேண்டும் என்றால் Tools / Options பிரிவிற்குச் சென்று “Compose” டேபில் கிளிக் செய்திடுக. Stationery என்பதன் கீழே உள்ள பாக்ஸை டிக் செய்திடுக. அதன்பின் Select என்பதனைக் கிளிக் செய்திடவும்.


எல்லா மின்னஞ்சல் செய்திகளுக்கும் இதே டெம்ப்ளேட் வேண்டாம்; ஒரு குறிப்பிட்ட செய்திக்கு மட்டும் போதும் என நீங்கள் முடிவு செய்தால் Message / New Message செல்லவும். பின் உங்களுக்குப் பிடித்தமான ஸ்டேஷனரி ஸ்டைலைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். ஆனால் ஒன்றை நீங்கள் உறுதி செய்து கொள்ள; வேண்டும். உங்களுடைய மின்னஞ்சல் செய்தி ரிச் டெக்ஸ்ட் (“Rich Text”) பார்மட்டில் இருக்க வேண்டும். ஒரு செய்தியை எழுத ஏற்கனவே தொடங்கிவிட்டீர்கள். இடையில் அதற்கென ஒரு ஸ்டேஷனரியை இணைக்க விரும்புகிறீர்கள்.


அப்போது Format / Apply Stationery என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து அதன்பின் ஸ்டேஷனரி ஸ்டைல் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுங்கள். தண்டர் பேர்ட் பிரவுசரில் ஸ்டேஷனரி காட்டப்படும் எந்த விண்டோவிலும் அதனை சேவ் செய்திடலாம். அது “Compose” விண்டோவாகவோ அல்லது “Sent” போல்டராகவும் இருக்கலாம். ஏன் Inbox ஆகவும் இருக்கலாம். அதே பார்மட்டை மீண்டும் பயன்படுத்த விரும்பினால் மறுபடியும் முதலில் இருந்து தொடங்க வேண்டிய தில்லை.


நீங்கள் புதிய செய்தியை உருவாக்கியபின், அதற்கான எழுத்துருவை செட் செய்தபின், டெக்ஸ்ட்டின் அளவை அமைத்தபின், டெக்ஸ் ட்டின் வண்ணத்தை முடிவு செய்தபின், பேக்ர வுண்ட் கலரை முடிவு செய்தபின் மின்னஞ்சல் செய்தியினை ஒரு டெம்ப்ளேட்டாக சேவ் செய்திடலாம். இதற்கு அந்த செய்தி காட்டப் படுகையில் பைல் மெனுவைத் (File menu) திறந்து “Save as” என்ற பிரிவைக் கிளிக் செய்து அதில் “Template” என்பதனைத் தேர்ந் தெடுக்கவும். இது செய் தியின் பார்மட் டினை டெம்ப்ளேட் போல் டரில் சேவ் செய்து வைக்கும்.


ஓ.கே. இப்போது உங்களிடம் ஒரு டெம்ப் ளேட் இருக்கிறது. அதனை நீங்கள் பயன் படுத்த விரும்பு கிறீர்கள். இப்போது போல்டர் விண்டோவைப் பாரு ங்கள்.


இது உங்கள் செய்தியின் இடது புறமாக இருக்கும். இதில் “Templates” என்று ஒரு போல்டர் இருக்கும். இது “Inbox” மற்றும் “Drafts” என்பதின் கீழ் இருக்கும். ஒவ்வொரு டெம்ப்ளேட்டும் எப்படி இருக்கும் என்பதனை முன்மாதிரியாகப் பார்க்கலாம். இதனை என்பதில் பார்க்கலாம்.


preview pane ஐ உங்களால் பார்க்க முடியாவிட்டால் உங்கள் செய்திக் கட்டத்தின் அடிப்பாகத்திற்குச் செல்லவும். அங்கு டபுள் ஆரோ டேபை கிளிக் செய்திடவும். இப்போது preview pane கிடைக்கும். இனி நீங்கள் விரும்பும் டெம்ப்ளேட்டை டபுள் கிளிக் செய்திட அது திறக்கப்படும். உங்களுடைய புதிய செய்தியை அடித்து அதனை “Drafts” போல்டரில் சேவ் செய்திடுங்கள். அல்லது உடனே அனுப்பி விடுங்கள். இந்த புதிய செய்தி அனுப்பப்பட்ட பின்னர் அந்த டெம்ப்ளேட்டானது தொடர்ந்து டெம்ப்ளேட் போல்டரில் தங்கி இருக்கும். பின் நீங்கள் விரும்புகையில் அதனைப் பயன்படுத்தலாம்.


ஒன்றை நீங்கள் நினைவில் கொள்ள வேண்டும். பேன்சியாக நீங்கள் அனுப்பும் மின்னஞ்சல் எச்.டி.எம்.எல். பார்மட்டில் இருக்கும். எனவே யாராவது அவர்களுக்கு வரும் மின்னஞ்சல் டெக்ஸ்ட் வடிவத்தில் கிடைத்தால் போதும் என தங்களுடைய ஆப்ஷனை செட் செய்திருந்தால் நீங்கள் அமைத்த டெம்ப்ளேட் அவர்களு க்குச் செல்லாது. அதனு டைய கோட் எண் தான் இருக்கும். அது மட் டுமல்ல எச்.டி.எம்.எல். மின்னஞ்சல்களை சில ஸ்பேம் வடிகட்டி சாப்ட் வேர்கள் வடிகட்டிவிடும்.